Présentation de l'AG extraordindaire 2021

Ordre du jour

  • Présentation du projet de l’association 2021
  • Présentation des modification des statuts de l’association
  • Votes du projet et des statuts de l’association

Pourquoi une AG extraordinaire ?

L’association est sur le point de prendre un nouveau tournant. Pour prendre des décisions susceptibles d’impliquer des changements fondamentaux concernant ses missions et actions, il nous faut réunir un maximum d’adhérent.e.s afin de faire ces choix ensemble. Cela nécessite donc une assemblée générale extraordinaire.

Une AG extraordinaire nécessite la participation du quorum, autrement dit de 50 % de ses adhérent.e.s plus un, ce qui correspond à 142 adhérent.e.s pour Volée de Piafs. Si ce quorum n’est pas atteint, et nous le saurons le 18 mars (jour du dépouillement des votes), alors l’AG extraordinaire sera automatiquement reconduite du 22 au 31 mars (soit deux semaines plus tard), selon la réglementation en vigueur.

Pourquoi une AG virtuelle ?

Pour des raisons sanitaires, dans un contexte épidémique, cette année les AG n’auront pas lieu en présentiel mais bien à distance, via des outils virtuels.

Cette nouveauté permettra également la participation de tou.te.s les adhérent.e.s quelque soit leur situation géographique, ce que ne permettait pas l’organisation d’une AG en présentiel comme ce fut le cas les années précédentes.

Déroulement de l'AG extraordinaire

> 22 février : Réception de ma convocation à l’AG extraordinaire

> 8 mars : Réception du mail contenant les liens donnant accès aux documents (Présentation du projet de l’association pour 2021 et Proposition de modification des status de l’association) et plateformes en ligne (Forum de débat et Formulaire de vote) permettant ma participation à l’AG extraordinaire

> 8 mars au 14 mars (inclus) : Période me permettant de prendre connaissance des documents mis à ma disposition et d’exprimer mes questionnements sur le forum de débat en ligne

> 15 au 17 mars (inclus) : Période me permettant de voter les différentes propositions sur le formulaire en ligne

> 18 mars : Dépouillement des votes en présence d’un membre du bureau, d’un.e adhérent.e. et d’un.e salarié.e, puis annonce des résultats

Foire-aux-questions

Qui peut participer à cette AG extraordinaire ?

Pour des raisons logistiques et organisationnelles, seules les personnes ayant adhéré entre le 1er novembre 2020 et le 6 février 2021 ont reçu une convocation à l’AG extraordinaire.

Où sont visibles les documents et propositions de l'association ?

Les documents seront bientôt accessibles ici (au format électronique PDF), et ils vous seront également communiqués dans le mail du 8 mars via un lien cliquable. Ils pouront être consultés sous forme électronique ou imprimés, sous réserve de disposer d’une imprimante.

Comment débattre les propositions de l'association ?

Après avoir pris connaissance des documents, vous pourrez exprimer vos questionnements de manière publique (ils seront visibles de tou.te.s les adhérent.e.s) sur le forum de débat en ligne qui sera prochainement accessible ici et par la biais du mail du 8 mars. Seuls les membres du Conseil d’Administration pourront y donner réponse.

Comment voter les propositions de l'association ?

Le mail du 8 mars contiendra le lien menant au formulaire de vote en ligne qui sera également accessible ici. Ce formulaire ne sera disponible qu’à partir du 15 mars. Vous disposerez alors de 3 jours pour voter chaque proposition proposée par l’association et débattue sur le forum en ligne, soit jusqu’au 17 mars inclu.

Comment m'assurer que mon vote sera bien pris en compte ?

A l’issue de votre participation, vous recevrez un e-mail confirmant vos votes. De plus, le système de vote permet de produire un rapport détaillé de participation qui  sera mis en ligne.

Où sont enregistrées mes données personnelles ?

L’outil de vote fonctionne sur une machine louée par l’un des administrateurs de l’association (Simon Charrier) auprès du fournisseur français OVH.

Que faites-vous des adresses mail utilisées ?

Les adresses mail issues du fichier des personnes adhérentes à l’association sont utilisées dans le cadre du vote et pourrons à nouveau être utilisées dans le cadre de l’envoie de la newsletter réservée aux adhérent.e.s : Le Bulletin de saison (lettre trimestrielle).


D'autres questions ?

Vous ne trouvez pas la réponse à votre interrogation ? Écrivez-nous par mail à l’adresse suivante : ag2021@volee-de-piafs.fr

Merci de partager l'info et faire connaître notre association !

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